état 9421 en bonne et due forme ?

Le 29 Février va bientôt arriver !! Qu’est-ce que vous aurez à faire pour déposer un état 9421 en bonne et due forme ?
A l’occasion du dépôt de la déclaration annuelle des traitements et salaires (Etat 9421) relative à l’exercice N, et qui doit s’effectuer avant fin Février N,ALMOHASSIB désire partager avec vous quelques contrôles élémentaires à dérouler avant le dépôt effectif (dépôt en télé-déclaration ou dépôt physique chez l’administration fiscale) de la déclaration citée plus haut.

En général, l’état 9421 est un fichier généré automatiquement par le logiciel de paie utilisé en interne par l’entreprise (ou utilisé par le prestataire si la paie est externalisée par l’entreprise). Ce fichier est sensé récapituler sur une base annuelle, toutes les données mensuelles enregistrées durant toute l’année dans la base de donnée relative à la paie des salariés.

L’état 9421 se décompose de trois sous états principaux :

L’état du personnel permanent ;
L’état des occasionnels ;
L’état des stagiaires ;
Le premier état récapitule la paie du personnel permanent de l’entreprise (Généralement salariés sous contrats). Quant au second, il recense l’ensemble des rémunérations octroyées aux occasionnels (non-salariés) au titre des prestations qu’ils ont fourni à l’entreprise. S’agissant du dernier, il récapitule des rémunérations versées aux stagiaires au titre des stages qu’ils ont effectué chez l’entreprise.

Avant le dépôt de l’état 9421, le « responsable du service Administration de la paie » ou le « responsable administratif et financier » doivent dérouler certains contrôles basiques afin de s’assurer que leur déclaration ne comporte pas d’anomalies apparentes. Il s’agit en effet d’effectuer les contrôles ci-après :

1/ Procéder à un rapprochement entre le total Brut de l’état 9421 et le total annuel des livres (Ou journaux) de paie. L’existence d’écart entre ces deux totaux pourrait constituer un premier indicateur d’anomalie dans la préparation de l’état 9421.

2/Procéder à un rapprochement entre les cotisations sociales de l’état 9421 et le total des cotisations sociales du livre de paie annuel. L’existence d’écart entre ces deux totaux pourrait constituer un deuxième indicateur d’anomalie dans la préparation de l’état 9421.

3/ Procéder à un rapprochement entre le total Brut de l’état 9421 et le solde du compte 6171 « rémunérations du personnel ». Ce rapprochement vise à identifier les écarts possibles entre les salaires comptabilisés et les salaires qui seront déclarés. Généralement, les écarts normaux peuvent se justifier par les provisions et reprises de de congés payés ainsi que les provisions et primes de Bonus Annuel qui sont généralement comptabilisées par l’entreprise au niveau du compte « 6171 rémunérations du personnel ». L’existence d’écart particulier autre que ceux cités ci- dessus pourrait constituer une source d’anomalie dans la préparation de l’état 9421.

4/ Procéder à un rapprochement entre le total de l’IR de l’état 9421 et le total de l’IR payé durant toute l’année (les douze déclarations déposées). Un autre rapprochement pourrait compléter celui-ci est le rapprochement entre le total de l’IR de l’état 9421 et le total de l’IR comptabilisé au niveau des comptes (Compte Social 44525). L’existence d’écart dans le premier rapprochement et dans le second pourrait constituer une source d’anomalie dans la préparation de l’état 9421.

5/ Procéder à un contrôle par sondage de l’IR déclaré par personne (en se focalisant sur différentes catégories socioprofessionnels : directeur, Cadre, agent de maitrise, etc.) au niveau de l’état 9421. En général, les entreprises bien avisées procèdent à ce rapprochement avant le dépôt de la déclaration du mois de décembre de chaque année afin d’anticiper toute régularisation qui pourrait avoir lieu. Ce contrôle est également nécessaire pour apprécier la capacité du logiciel de paie à fournir des calculs exacts de l’IR sur toute l’année.

J’espère que cette note a été utile pour vous tous et a pu retenir votre attention. Je vous donne rendez-vous au prochain article qui traitera d’un autre sujet lié à la fiscalité des entreprises.

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