Présentation du processus d'audit avec Excel

Lorsqu'il s'agit d'auditer les comptes d'une entreprise en fin de période, le temps devient un facteur important dans ce travail. En utilisant Excel de manière efficient, on peut gagner énormément en temps en maîtrisant certaines fonctionnalités avancées d'Excel.

Dans cet article je vous propose un tutoriel pour vous apprendre à analyser rapidement les tendances des écritures pour détecter les erreurs, les oublies potentiels. En effet l'analyse des tendances des écritures peut suivre ce processus:

* contrôler si l'imputation mensuelle des charges périodique est régulière ou suit la même tendance;

* regarder les mois où il y a des pics et les minimums, ce qui permet d'interroger les comptables en charge de ces comptes sur les différents soldes mensuelles qui attirent l'attention;

Qu'utiliserons nous pour y arriver?

Pour y arriver nous utiliserons  les fonctionnalités avancées d'Excel  telles que:

* la mise sous format de tableau;

* les tableaux croisés dynamiques;

* les sparklines;

*...

Ce tutoriel a été fait avec Excel 2010 et marchera avec les versions supérieures.

1. Exporter dans Excel les grands-livres:

Les données qui seront utilisées sont les grands livres comptables. Tous les logiciels comptables ont la possibilité d'exporter leurs grand livres comptables sous le format Excel (ou CSV par exemple). Le plus important dans cet exportation est d'avoir les colonnes de Compte, Date, journal, num écriture, Libelle, Débit, Crédit, Solde.

Comme ci-dessous:

2. Mettre le grand-livre sous-forme de tableau:

Avant de mettre un tableau sous le format tableau, il faut respecter certaines règles:

* il faut une ligne d'entête;

* il ne faut aucune ligne vide;

* il ne faut aucune colonne vide;

* chaque ligne doit correspondre à un enregistrement;

Il nous faut rajouter la ligne des entêtes avant de mettre notre grand-livre sous le format tableau: Compte, Date, journal, num écriture, Libelle, Débit, Crédit, Solde.

Pour mettre mon grand-livre (avec la nouvelle ligne d'entête) sous-forme de tableau :je me mets sur une cellule de mon grand-livre, dans le Ruban, Accueil/Style/Mise sous forme de tableau et je choisi le format qui me plait le plus. Voici le résultat:

3. Commencer l'analyse en utilisant un tableau croisé dynamique:

Pour analyser son grand-livre avec un tableau croisé dynamique, il faut:

* dans le ruban, Outils de tableau/Outils/Synthétiser avec un tableau croisé dynamique, valider;
*mettre les éléments dans mon tableau croisé dynamique: Date en étiquettes de colonne, compte en étiquettes de lignes et Débit en valeur (somme de Débit)

* grouper les dates par mois: je me mets sur une cellule des dates, dans le ruban, Outils de tableau croisé dynamique/Options/Groupe/Grouper la sélection et choisir par mois, valider:

Après une petite mise en forme j'ai ce tableau:

Maintenant il faut mettre en évidence les points importants de ce tableau: les tendances, les minimums et maximums

4. Insérer les petits graphiques (sparklines) pour voir les tendances:

Les tendances: on utilisera les graphiques en sparklines:

· sélectionner de N5:N92 (la fin de mon tableau), 

· dans le ruban  Insertion/Graphique en sparklines, dans la boite de dialogue, la plage de données sera : B5:M92

· Valider

Et le résultat est celui-ci:

L'avantage avec ces sparklines est d'avoir une vue d'ensemble sur les tendances pour chaque compte et rapidement remarquer les points qui attirent l'attention et ainsi se rapprocher des responsables pour avoir des réponses et pourquoi pas détecter des erreurs.

Par exemple il suffit de regarder les sparklines du compte 604301 pour se rendre compte qu'il y a une situation sur certains mois ou encore le compte 605511 qui semble avoir un pic en Mars.

Bref ces éléments peuvent demander à avoir plus ample explications.

5. Mettre en évidence les mois les plus élevés et les plus bas avec une mise en forme conditionnelle sur tableau croisé dynamique

Mette en évidence les montants max et min par compte:

On utilisera ici une mise en forme conditionnelle sur le tableau croisé dynamique.

· Sélectionner une cellule valeur du tableau croisé dynamique;

· Dans le ruban, Accueil/Mise en forme conditionnelle/Gérer les règles…

· Insérer cette formule avec la mise en forme de votre choix

=OU(MIN($B5:$M5)=B5;MAX($B5:$M5)=B5)

Cette formule permet de retrouver les montants maximums et minimums pour chaque compte

Et le résultat est celui-ci en rouge les montants min et max pour chaque comptes. Et à priori je pourrai me renseigner directement auprès des responsables pour l'explication des variations à ces mois.

Ceci me permet d'avoir aussi une vision globale des valeurs des comptes.

6. Commencer à analyser mes comptes:

Ce travail fait pour chaque type de compte (charges, produits, tiers, amortissements…) en débit et crédit me permet directement de retrouver une grande partie des erreurs et de connaître les mois ou l'entreprise a eu des points culminant (en positif comme en négatif).